Notenverwaltungssystem – Projektdetail

Übersicht

Das Notenverwaltungssystem digitalisiert das Notenarchiv von Musikvereinen: Musikstücke, Stimmen und Partituren werden zentral gespeichert, Vereinen und Mappen zugeordnet und automatisch passend zum jeweiligen Instrument an die Mitglieder verteilt. Neben einer Weboberfläche steht dafür ein eigener Telegram-Bot bereit, über den Noten unterwegs gesucht, abgerufen und sogar hochgeladen werden können.

Entstanden ist eine vollständige Fach-Anwendung mit Rollenkonzept, automatischer Notenausteilung nach Instrument und Stimme, sowie Auftritts-Programmen für Vereine und einzelne Mitglieder.

Notenliste der Musikverwaltung mit Suche und Filtern

Herausforderung: Noten unterwegs anfragen

Notenwarte und Musiker:innen sind selten am Rechner, wenn sie ein bestimmtes Stück brauchen – vor der Probe, auf dem Weg zum Auftritt, beim Sichten neuer Literatur. Ziel war deshalb eine Telegram-Anbindung, über die sich Noten so einfach anfragen lassen wie eine Nachricht schreiben, inklusive einer fehlertoleranten Suche, die auch bei Tippfehlern oder abweichender Schreibweise (z. B. „oe“ statt „ö“) noch das richtige Stück findet.

Ergibt eine Suche mehrere Treffer, antwortet der Bot mit einer nummerierten Liste – die passende Zahl zurückschreiben genügt, um die Noten direkt als Datei zugeschickt zu bekommen. PDFs lassen sich im Gegenzug auch direkt per Bot hochladen und legen automatisch ein neues Notenblatt an.

Telegram-Bot der Musikverwaltung mit Befehlsübersicht

Vereine, Mitglieder und Rollen

Ein Nutzerkonto kann in mehreren Vereinen Mitglied sein – und dort jeweils eine andere Rolle haben. So bildet die Anwendung reale Vereinsstrukturen ab, statt ein starres Berechtigungsschema vorzugeben.

Vereinsübersicht mit Mitgliedern und Mappen

Notenwart

Pflegt das Notenarchiv, stellt Mappen zusammen und teilt sie automatisch passend an alle Mitglieder aus.

Dirigent

Legt Vereins-Programme mit Datum und Stückliste an – sichtbar für alle Mitglieder des Vereins.

Mitglied

Hinterlegt eigene Instrumente, erhält passende Noten automatisch und kann private Programme per Link teilen.

Mappen & automatische Notenausteilung

Notenblätter werden in Mappen zusammengestellt – etwa eine Konzertmappe für ein bevorstehendes Auftrittsprogramm. Ein Klick auf „Austeilen“ genügt: Jedes Vereinsmitglied bekommt automatisch genau die Datei zugewiesen, die zu seinem hinterlegten Instrument und seiner Stimme passt (z. B. „Klarinette, Stimme 2“), inklusive Rückmeldung, falls für ein Instrument noch keine passende Datei vorliegt.

Mehrere PDF-Dateien lassen sich außerdem in einem Schritt importieren – der Titel wird automatisch aus dem Dateinamen abgeleitet – und versehentlich getrennt hochgeladene Scans desselben Stücks lassen sich nachträglich zu einer PDF zusammenführen.

Inhalt einer Notenmappe mit sortierten Stücken

Programme & Auftritte

Auftritte werden mit Datum, Ort und Stückliste als Programm angelegt – entweder als Vereins-Programm für alle Mitglieder oder als privates Programm, das sich bei Bedarf über einen einfachen Link mit anderen teilen lässt, auch ohne eigenen Zugang. Für jedes Programm lässt sich zudem ein druckfertiger Programmzettel direkt aus der Anwendung erzeugen.

Programmübersicht mit anstehenden Auftritten

Technologien

Ein klassisches, schlankes Backend ohne unnötige Abhängigkeiten, kombiniert mit einem eigenständigen Telegram-Bot-Prozess, der ausschließlich über die REST-API mit dem Backend spricht.

Python

FastAPI

SQLAlchemy

SQLite

Pydantic

JWT-Auth

python-telegram-bot

rapidfuzz

pypdf

Vanilla JavaScript

HTML & CSS

Docker

pytest

Ausprobieren

Die Weboberfläche läuft aktuell im lokalen Netzwerk des Vereins, der Telegram-Bot ist öffentlich erreichbar und kann direkt getestet werden.

Weboberfläche

Läuft im lokalen Netzwerk des Vereins (self-hosted, Docker-Betrieb).

Telegram-Bot

Öffentlich erreichbar unter @notenVerwaltung.

Betrieb

Containerisiert mit Docker & Docker Compose, inkl. automatisierter Tests.